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如何处理年会活动策划中突发情况

发布时间:2019-04-07  

在年会活动策划进行当中经常会有许多意外情况的发生,我们经常所说的活动中发生的意外情况大致可以分成三层,一层的含义是事件发生、发展的速度很快,出乎意料;第二层的含义是事件难以应对,必须采取非常规方法来处理。活动管理作为一个复杂系统工程涉及到大量人力物力及资源的调度和管理,不管年会活动策划前期的策划和筹备工作做得多么到位,在活动上演阶段都可能会有预料不到的突发事件,那么如何处理好突发事件将是活动能否成功举办的重要保障。
1.最重要的是设备故障或电力中断。
如何处理年会策划中突发情况
在活动上演过程偶尔会遇到设备故障和电力中断的情况,特别是一些中小型的活动,由于设备不够专业而出现现场设备故障,特别是音响系统出现故障率最高。各品牌的音响系统由于价格悬殊巨大其质量也不一样,一套小型的用于会议的次品牌的音响系统可能成本价就几万元,其质量自然没有保证,这样在活动上演阶段便可能出现啸叫、甚至因为使用过久被烧坏的可能。而一套大型的专业级的音响系统的投入少则好几百万,大则上千万的都有,这样的专业设备只要有专业人士在现场负责使用通常保险系数极高。只有一种情况就是因为淋雨导致电路烧坏的情况,通常作为有经验的年会活动策划都会采取预案,通常都有现场的备份设备,以确保万无一失。
2、节目流程
因嘉宾及演员临时缺席导致的节目流程更改大型节庆的嘉宾和演员通常是不到最后一刻很难最终确定,出席嘉宾的更改可能衍生出一系列的节目流程问题。一个案例,某个活动曾经出现过这样的问题,原定出席活动并宣布活动开幕的省领导因为临时改变行程而于活动上演前取消了出席本次活动,但由于主办方和活动执行方及主 持人在衔接上出了沟通上的问题,活动上演的时候主持人还是照本宣科的说“有请xxx领导宣布开幕”,最终上演了极其尴尬的一幕。同样演员也可能因为航班等原因无法赶到节目现场,这样便需要对现场的流程、音乐、灯光进行重新调整,因为大型晚会的音乐灯光都是实现通过电脑预设了程序的。
3、气候突变
大型活动的举办最怕现场突然刮风下雨,气候变化引起的突发事件小则可能使现场出现混乱,大则可能出现安全事故,比如因下雨导致的现场线路漏电,因刮风导致舞台及灯光架坍塌等重大事故。这就需要在活动前有足够的准备。对于任何一场活动,专业的活动运营公司都会都防范风雨天气的措施,比如对灯光、音响、电视录制设备等进行防雨处理,对灯光架进行加固。同时需要仔细查看历史天文资料及仔细留意近期天气预报。
可见一个突发事件的出现不仅将考验团队的应变能力更将考验团队的协作能力和坚持不懈的精神,任何突发事件都是有办法化解的,靠什么化解?一个是靠应变,第二个就是靠团队的一种合作和执着的精神,正所谓事在人为,任何突发事件我们都要去面对而不是回避,这也是年会活动策划中要坚持的、在执行过程中要尊崇的一种理念。



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