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公关活动策划公司如何合理的打造和配置团队

发布时间:2019-02-28  

公关活动策划公司如何合理的打造和配置团队
对于公关活动公司来说,一个项目团队的组成主要包括活动项目经理人、策划人员、编导人员、摄像制片人员、声光电技术人员、企宣人员、安保人员,这六个类别人员的工作内容和分工各不相同,但是他们之间就像一个还原的魔方的六个面一样,每个面都相互关联,并且内部存在着一定的逻辑关系,任何一面不完整,整个魔方就不可能完全还原。因此,要让各部门各工种都能充分发挥作用,就要对这六类人员做一个系统性的人员规划。同时,作为团队的管理者,更要了解团队中每一个组成部分的特点以及团队中每个成员的优势和特长。
以策划为例,策划需要很强的专业性技能和方法,因此,策划人员的特长和兴趣点可能不尽相同,这正好与公关活动行业范围广、类别多的特点相对应。有些人可能擅长商业推广、选秀类活动的策划,有些人则偏重旅游、节庆活动的策划,有些人可能擅长公益慈善类活动的策划、有些人则可能偏好体育赛事类活动的策划,而作为团队管理者,要根据不同的项目和需求来进行人员的重新组合和调配,让组合后的各工种人员能够充分发挥自己的特长,将优势最大化。
公关活动策划公司如何合理的打造和配置团队
建立一支专业且高效的项目团队主要包括以下要点:
1、团队的规模要适当、易于管理。最有效率的团队包含2到25人,而其中的大多数不超过10人。
2、选择适当的人员来组成团队,团队成员的知识结构应该合理搭配。
3、团队的领导者需要得到更为专业的培训或具备专业经历,甚至具备个人魅力和感召力。
4、整个团队需要一套系统的专业的培训,借助培训来更好地完成任务。
5、团队成员之间,组织机构的成员之间任务要明确,且要互相信任,互相支持。
6、在工作人员和组织机构之间需要平行及垂直的交流。
7、要赋予团队成员和志愿者必要的权力和实实在在的责任。
8、 在工作环境中营造快乐、轻松、幽默的氛围。
9、对于团队成员和志愿者的贡献要给予充分地肯定。
10、要创造机会让团队成员和志愿者庆祝自己的成功。
一名优秀的公关活动项目经理需要具备以下的能力和技能:
1、建立并运用团队,并具备领导才能
2、成功地认定任务之所在,并保质保量按时完成任务
3、把项目计划与活动的战略、营销和艺术内容等计划整合在一起
4、按照行业标准来进行风险管理
5、能有效地运用财务控制、指标、和报告
6、制定活动的供应计划,管理合同
7、具有一定沟通技巧和语言表达能力
8、联络并管理众多的外部利益相关者,包括公共和私营的组织机构
9、为管理高层和客户撰写管理进度报告,包括项目评估和项目总结
10、具备该活动以及相同领域中其它类似活动的知识
除了人员的优势组合之外,还有一种组合方式可以增加公关策划公司的软实力,那就是选择性的专业外包。一个专业的以公关活动运营为主营业务的公司,不仅仅应该是一个活动执行的高手,而更应该是一个资源整合的高手,公司一旦做大做强,就不可能事必躬亲,所有的工作都由自己的团队去做,而是应该根据自己的不足,选择性地把一些专业性的工作分包出去,让更加专业的团队去做。比如大投入的灯光音响,购置一套的成本可能非常高,而我们可能一年只有几个活动需要用到这种设备,那么我们就没有必要去采购这一整套的设备,活动主办方就更不可能为了一个活动去采购一套灯光、音响系统了。但是我们知道,市场上有很多这样的专业的设备公司,他们不仅提供音响设备,还会配备专业的操作设备的技术人员来配合你的活动执行,以保障活动现场预期效果的实现,甚至还可能为活动增色。那么我们要做的工作就是将这些专业的团队整合进我们的团队中,通过长期合作,让这些专业人士变成我们团队的一部分成为我们的联合团队。从另一个角度来说,我们投资一百万,买一套设备,一年可能只用一次,而如果把这一百万包给专业的设备公司去做,一年可以用十次,这样又符合批量采购的原则,可以为公司节省很多预算成本,而且也解决了这些工作人员在活动中所涉及的保险问题。可以说,这是一个一举多得的团队管理策略。
当然,之所以说有选择的进行外包,也不是所有活动所需的设备都可以用这种租赁和外包的方式来完成,比如说一些主题活动中有特色的服装、复杂的舞台道具,这些都需要根据活动主题的要求来订做才能达到预期的表现效果。
 


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